Dicas para Evento bem sucedido: a escolha certa dos Brindes

No setor de indústria de eventos corporativos, em 2025, o crescimento permaneceu substancial. O mercado global de eventos virtuais atingiu US$ 236,69 bilhões em 2025, de acordo com as estatísticas da “Cvent”, em contraste com os US$ 193,45 bilhões registrados em 2024. O crescimento testemunha a importância contínua dos eventos como instrumento estratégico de marketing e engajamento.

Conforme as estatísticas do “Bizzabo” sobre eventos e marketing, 38,2% dos organizadores tiveram dificuldades em demonstrar ROI para conferências B2B em 2024, o que mostrou uma queda em relação aos 45,4% de 2023.

De acordo com as estatísticas da Splash, 66% dos profissionais de marketing que realizaram eventos em múltiplos formatos afirmam que os eventos presenciais geraram mais receita no 2024.

Eventos bem-sucedidos começam com objetivos bem definidos e mensuráveis. Pesquisa da Event Mobi acentua a importância de metas específicas antes de começar o planejamento sério. Objetivos vagos como “aumentar a conscientização da marca” devem ser quantificados. Mesmo entre aqueles que parecem extremamente difíceis – como “aumentar as vendas” – devem ser quebrados em números específicos.

Metas podem incluir um número específico de participantes, um número específico de leads qualificados e vendas adicionais no dia, após o término do evento, ou quanto os participantes responderam que foi positivo em uma pesquisa de satisfação. A especificidade permitirá uma avaliação objetiva do sucesso no final do evento.


Um orçamento detalhado é o alicerce de um planejamento de eventos de sucesso. Uma pesquisa da The Events Calendar em melhores práticas de gestão de eventos afirma que é recomendável até mesmo seqüenciar um software de orçamento ou planilhas detalhadas para manter um registro das despesas no evento de que estas ocorram para evitar gastos excessivos.

Categorias principais de orçamento incluem local, catering, tecnologia audiovisual, marketing e promoção, palestrantes, equipe, materiais impressos, decoração e contingência. Alocação típica varia dependendo de tipo e escala de evento, mas contingência de 10-15% é prática recomendada.

O rastreamento de despesas reais versus orçamento planejado identifica desvios precocemente. O software de gestão de eventos, como Cvent, Bizzabo ou Eventbrite oferece funcionalidades integradas de orçamento. Planilhas detalhadas são uma alternativa eficaz ao software de gestão de eventos para eventos menores.

A consideração de custos ocultos previne surpresas. Taxas de serviço, impostos, gorjetas, custos de configuração e desmontagem, seguro de evento e licenças podem adicionar uma percentagem significativa ao orçamento. O questionamento aos fornecedores sobre todos os custos associados com a realização de seu orçamento é imperativo para revelar despesas potencialmente ocultas.

A priorização de gastos baseada em seus objetivos de realização do evento maximiza o impacto do orçamento. O investimento em áreas que contribuem diretamente com seus objetivos principais é mais eficaz do que a distribuição uniforme de recursos. Se os principais objetivos do seu evento incluírem a obtenção de leads, investir em tecnologia de captura de dados será mais rentável do que a decoração do evento.


O formato do evento escolhido tem um grande impacto nos resultados. As estatísticas da indústria de eventos de 2025 da Remo mostraram que. Relatórios da empresa divulgam que 74,5% dos planejadores adotam formatos híbridos e 63% estão aumentando o investimento em eventos virtuais. Os formatos flexíveis de eventos lhe permitem atingir públicos diversos.

Os eventos presenciais geram mais de 66% de receita para profissionais de marketing.. Para o popular provedor de serviços de eventos em nuvem, hootsuite provou que as opções presenciais permitem networking e relacionamentos face a face profundos que frequentemente excedem os limites daqueles que você pode fazer enquanto é virtual. Os eventos presenciais são adequados quando o networking em pessoa e a experiência imersiva são uma prioridade. As vantagens dos eventos virtuais incluem a capacidade de chegar a pessoas em quase todo o mundo a qualquer momento e sem custos de viagem e acomodação.

Os eventos virtuais são adequados para a entrega de conteúdo educacional, bem como oportunidades de lançamento de produtos. Os formatos híbridos podem gerar o melhor dos dois mundos.

Seleção de lugar para eventos presenciais envolve avaliar vários aspectos. O local deve ter capacidade para abrigar confortavelmente o número esperado de participantes. O lugar também deve ser acessível ao público-alvo e equipar uma proximidade do transporte público e espaço de estacionamento.

A infraestrutura técnica do lugar também afeta a qualidade do evento. Conexão Wi-Fi forte, sistema de som e visão, iluminação e acústica dos espaços são essenciais. Encorajo todas as atividades, pois fotografias de lugares possíveis às vezes não revelam certas desvantagens. Testar equipamento e conexão durante uma visita ajuda a evitar surpresas indesejadas.


Sem a publicidade certa, você pode ter certeza de que a maioria do seu público-alvo nem mesmo saberá sobre o evento, muito menos terá qualquer motivação para participar. Por exemplo, de acordo com a Bizzabo, as estatísticas de marketing de eventos sugerem que, como nunca antes, os organizadores de eventos estão usando mais canais digitais para promover seus eventos.

O email marketing é um canal eficaz para promover eventos B2B. A segmentação de listas de emails com base nos interesses e comportamentos passados ​​aumenta a relevância da mensagem de marketing. Sequências automatizadas de email mantêm o evento na mente dos inscritos.

Mídias sociais, crie uma hashtag de evento exclusiva para acompanhar todas as referências e identificar conteúdo gerado pelo usuário que precisa ser reproduzido. Postagens regulares enfocando palestrantes confirmados, a agenda do evento e os benefícios da presença no evento.

Parcerias com influenciadores do setor ou associações profissionais alavancam seus seguidores. A típica landing page de evento é um hub central de informações. informações de eventoseo’, informações sobre seus palestrantes, onde o evento será realizado, uma oportunidade de se inscrever e entre em contato com as perguntas frequentes. otimização aumenta a pesquisa orgânica.

Portanto, publicidade paga em plataformas como LinkedIn, Google Ads ou Facebook ajuda a alcançar o público-alvo exato. Mais ações de retargeting para pessoas que visitaram as páginas de destino, que podem ter interesse.

Comunicação pré-evento com participantes registrados mantém engajamento. Emails com informações logísticas, sugestões de preparação e oportunidades de networking antecipado garantem antecipação e reduzem no-shows.


A estruturação de uma agenda bem organizada mantém os participantes engajados e entrega valor. A pesquisa do Whova sobre a otimização de eventos através de dados relata a importância de balancear sessões educacionais, sessões de networking e pausas.

A duração das sessões deve considerar a capacidade de atenção dos participantes: depois de 20 a 30 minutos, a atenção diminui, então apresentações com essas durações e períodos de perguntas e respostas mantêm o engajamento melhor do que palestras de uma hora ou mais. De fato, o formato TED Talk de 18 minutos se tornou um padrão para palestras significativas.

Os vários formatos de sessão acomodam diferentes estilos de aprendizado e preferências. A combinação de keynotes, painéis de discussão, workshops práticos, sessões de breakout e demonstrações cria uma agenda dinâmica, de modo que os participantes possam escolher as sessões que mais se aplicam a seus interesses.

A pausa adequada entre as sessões permite networking e processamento de informações: pausas de 15 a 20 minutos entre as sessões e pausas para refeições mais longas facilitam conversas informais que frequentemente proporcionam significativamente valor.

A qualidade de um conteúdo impacta a seleção de participantes. Os palestrantes renomados geram registros, mas os palestrantes emergentes com expertise especializada podem fornecer insights únicos. A diversidade de perspectivas enriquece as discussões. As sessões de networking facilitadas criam oportunidades estruturadas para conexões. O speed ​​networking, as mesas redondas com tema e outras atividades de quebra-gelo ajudam os participantes a fazerem conexões relevantes; os aplicativos de eventos com funcionalidade de matchmaking automatizado facilitam a descoberta das conexões mais valiosas.

Elementos interativos aumentam o engajamento. As sessões de perguntas e respostas ao vivo, enquetes em tempo real, a gamificação com pontos e prêmios, ou desafios de equipe transformam os participantes em consumidores passivos em contribuidores ativos.


Os brindes para eventos e materiais de eventos ajudam a moldar a experiência do participante e a visibilidade da marca muito além do evento em si. Um estudo sobre produtos promocionais previu que, até 2025, 83% dos consumidores ativamente usaram os brindes que ganharam, um grande salto em relação aos anos anteriores.

A escolha dos brindes é uma questão de público-alvo. Por exemplo, brindes para uma conferência de tecnologia podem incluir carregadores portáteis, fones de ouvido ou acessórios para dispositivos, porque os participantes provavelmente usariam esses itens. Eventos de bem-estar podem doar garrafas de reutilizáveis, toalhas de yoga, bolas de estresse ou até mesmo um saquinho de lanche saudável.

Independentemente do brinde, a escolha deve refletir e reiterar a mensagem da marca. Uma empresa que coloca a sustentabilidade no centro de sua mensagem escolheria brindes ecologicamente corretos para distribuir, como cadernos de papel reciclado, canetas feitas a partir de materiais sustentáveis ou sacos reutilizáveis Por exemplo, mochilas, cadernos, garrafas térmicas e toda a gama de gadgets tecnológicos sempre serão apreciados.

Quanto mais útil o produto, maior a probabilidade de ser usado pela pessoa, e quanto mais ele é usado, melhor é a exposição da marca. Pode soar simplório, mas é garantido que você ganhará visibilidade se as pessoas estiverem carregando um item seu.

A qualidade dos brindes também é um fator restritivo. Brindes que são bagunçados após a primeira vez que são usados ou quebrados após o primeiro uso denotam uma marca de qualidade inferior. Dê aos seus brindes a atenção e o orçamento que merecem para demonstrar aos seus participantes que valorizam as pessoas que você se compromete com a excelência. Pode ser a diferença entre aumentar a fidelidade à marca após o evento ou não.

Personalize os brindes para um efeito mais duradouro. Por exemplo, a simples adição de um nome pode fazer a pessoa sintetizar um item em sua memória. Adicione uma mensagem curta com um slogan relacionado ao seu evento ou um design único, por isso é interessante. A impressão sob demanda facilita muito a personalização personalizada para grandes eventos.

O momento da distribuição dos brindes afeta a percepção. Um “kit de boas-vindas” entregue no momento do registro, criando uma impressão positiva desde o início. No final do evento, é o ponto alto da entrega de brindes, que são os lembretes mais locais para os participantes. Os brindes também podem ser enviados após o evento, como forma de agradecimento para manter a interação.


Technologia melhora a experiência e a gestão. Estudo da Cvent, revelou que organizadores estão gastando uma proporção crescente de seu orçamento em soluções integradas de gestão de eventos.

Plataformas de registro que simplificam os processos de inscrição e permitem a coleta de dados apropriados. Formulários personalizados para coletar dados importantes de registros. Processamento de pagamento integrado para pagamentos diretos e lembretes promocionais que reduzem o no-show.

App de eventos como um contágio central de informações para os participantes Agenda personalizada, lista de palestrantes, mapa e local, atividade de networking e atualizações em tempo real Notificações push são usadas para manter os participantes informados antes do boom do evento.

Funcionalidade para acelerar o check-in, baseia-se em locação. Tecnologia subjacente como QR codes ou RFID que aceleram o registro e fornecem informações sobre as tendências de comparecimento e a lógica da escassez de participantes.

Multimídia de alta qualidade garante que as apresentações possam ser vistas e ouvidas corretamente. Projetores de alta definição, áudio adequado para o espaço e microfones confiáveis. Teste do equipamento antes do evento para evitar falhas técnicas. Plataformas de AV que permitem que o evento seja compartilhado em benefício da propagação.


Pesquisa Event Mobi sugere que, por melhores práticas, o planejamento meticuloso de todos os aspectos logísticos é vital.

Se possível, coordene com o local para garantir que todos os outros itens em sua lista sejam atendidos. Use email etc. para confirmar a configuração de sala, equipamento audiovisual, catering e acesso, mas deixe que seu lugar forneça uma linha ativa. Para garantir que eles leiam a mensagem.

Pré-reunião de evento com equipe no local . Quando chegar a hora, reúna sua equipe de eventos com o local para revisar o evento e as responsabilidades da pessoa a ser responsabilizadas.

Administração de fornecedores. É claro que, com fornecedores, pode haver muitas comunicações. Contratos: especifique prazos e expectativas em contratos e, claro,. Semanas antes do evento, confirme com todos os fornecedores.

Timeline do Dia do Evento. Uma timeline do dia do evento é uma lista coordenada do que todos estão fazendo. Volume: pode ser muito complicado, porém, dependendo da complexidade, use a distribuição de timeline para garantir que todos estejam onde deveriam

Sinalize tudo, desde a entrada até as sessões e as portas antes do evento, e não haverá necessidade de uma ancoragem. Plano de backup: parta do pré-suposto de que algumas coisas podem dar errado. Identifique e como… para cada coisa fora dos três exemplos acima.


A mensuração dos resultados permite a avaliação objetiva do sucesso e a justificação do investimento em eventos futuros. A investigação da Bizzabo descobriu que 38,2% dos organizadores ainda acham difícil fazer um ROI, o que sugere que as melhores práticas de medição ainda são necessárias.

Os KPIs devem alinhar-se com os objetivos estabelecidos no início do planejamento. Se o objetivo da Conferência era gerar leads, as métricas podem incluir o número de leads capturados, a qualidade dos leads e a taxa de conversão como exemplos. Se o objetivo era garantir a satisfação do cliente, métricas como scores de satisfação e net promoter score podem ser úteis.

Taxa de inscrição versus comparecimento – indica a eficácia da campanha de marketing e o interesse real. A taxa de presença é 70-80% típica para eventos pagos. Taxas consideravelmente menores podem sugerir um problema com a proposta de valor ou logística.

Engajamento dos participantes – mede o nível de participação ativa. As métricas podem incluir a taxa de participação nas sessões, perguntas feitas durante a sessão de P&R, downloads do aplicativo do evento e engajamentos em mídias sociais. Engajamento mais alto sugere que o conteúdo ressoou com a audiência.

Satisfação do participante: captura percepção qualitativa da experiência. Pesquisas pós-evento com perguntas sobre a qualidade do conteúdo, relevância das sessões, a qualidade do local, fornecem feedback acionável. O Net Promoter Score mede a lealdade da pessoa e a vinda futura.

Geração de leads e pipeline de vendas – conecta o evento para a receita de negócio. Rastrear os leads gerados durante o evento através do funil de vendas até a conversão demora o impacto na receita de pessoa.

Alcance da mídia e impressões – mede a visibilidade da marca. As menções de conteúdo em mídias sociais, a cobertura da imprensa e o alcance da hashtag do evento quantificar a exposição. Ferramentas de monitoramento de mídias sociais tornam isso fácil.

Cálculo de ROI compara custos totais de evento com benefícios mensuráveis. Fórmula básica é (Benefícios – Custos) / Custos. Benefícios podem incluir receita de vendas atribuídas, valor de leads gerados ou valor de mídia ganha. ROI positivo justifica continuação de programa de eventos.

Referências:

[1] Cvent. (2025, Março 27). 116 Event Statistics Shaping the Industry in 2025. https://www.cvent.com/en/blog/events/event-statistics
[2] Bizzabo. (2025, Fevereiro 11). The Events Industry’s Top Marketing Statistics, Trends, and Insights. https://www.bizzabo.com/blog/event-marketing-statistics
[3] Eventcube. 100+ Event Industry Statistics & Data Points: Trends and Insights. https://eventcube.io/blog/key-event-industry-statistics-data-trends-and-insights-in-2024
[4] Splash. An Outlook on Events Report 2025. https://splashthat.com/resources/2025-events-outlook-report-lp
[5] Live Group. (2025, Maio 22). The Future of Corporate Events in 2025: Hybrid, AI & ROI. https://livegroup.co.uk/corporate-events-trends-in-2025/
[6] Remo. (2025, Abril 29). Event Statistics 2025: Trends & Strategies. https://remo.co/blog/event-industry-statistics
[7] The Events Calendar. Event Management Best Practices: The Essential Guide. https://theeventscalendar.com/blog/event-management-best-practices/
[8] Bizzabo. Event Data Management: The Complete Enterprise Guide. https://www.bizzabo.com/blog/maximize-event-data-strategies-for-success
[9] Freeman. Five Best Practices for Maximizing Event Data. http://go.freeman.com/rs/807-ANK-125/images/SE-CO-1-3-2-Five-Best-Practices-For-Maximizing-Event-Data.pdf
[10] Whova. (2025, Março 24). Turning Data Into Decisions: How to Optimize Your Events. https://whova.com/blog/event-insider-event-data/
[11] Event Mobi. (2024, Maio 14). Event Management Best Practices: The Ultimate Guide. https://www.eventmobi.com/blog/event-management-best-practices/
[12] Bizzabo. (2025, Setembro 3). The Most Important KPIs for Measuring Event Success. https://www.bizzabo.com/blog/kpis-to-measure-event-success
[13] Sweap. (2024, Fevereiro 28). The Most Important KPIs for Your Event. https://www.sweap.io/en/blog/the-most-important-event-kpis
[14] SpotMe. (2024, Dezembro 12). Event Metrics: Measure Success with 19 Key Event Indicators. https://spotme.com/blog/virtual-event-success-metrics/